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Proforma rechnung Muster vorlage

Handelsgeschäfte mit nicht EU-Ländern sind mit Abstand der häufigste Nutzungsgrund für Proforma Rechnungen. Sie werden hierbei als Beleg und Nachweis für den Wert der verschickten Ware verwendet. Darüber hinaus kommen sie vor allem bei sogenannten Mustersendungen zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um unentgeltliche Ware, die zwar der Deklarationspflicht unterliegt, jedoch nicht in Rechnung gestellt wird. Beim Versand von Mustern ist die Angabe eines realitätsnahen Warenwerts besonders wichtig. Der Wert des Warenmusters beziehungsweise von Proben einer Ware darf nicht höher als 50 Euro sein. Es können bis zu fünf Muster auf der Proforma Rechnung aufgeführt werden. Sie ist dabei ähnlich zu einer Handelsrechnung – diese wird aber nur bei Waren mit Handelswert erstellt, was den Unterschied darstellt. Denn die Proforma-Rechnung dient der Deklaration des Warenwertes. Für den Zoll ist hierbei unerheblich, ob der Handelswert der Ware kostenlos ist oder nicht.

Für Zollzwecke muss daher auch auf der Proforma-Rechnung unbedingt der korrekte Warenwert angegeben werden. Der entscheidende Unterschied zur Handelsrechnung: Für eine Lieferung mit gültiger Proforma-Rechnung werden keine Zollabgaben erhoben. Für jeden Export in ein Land außerhalb der EU gilt, dass eine Handelsrechnung vorliegen muss. Wenn die versendete Ware für das konkrete Geschäft keinen Handelswert hat, muss zumindest eine Proformarechnung ausgestellt werden. Ist also zum Beispiel kurz vorm Jahresabschluss bereits bekannt, dass ein Beleg über Leistungen oder Waren eingehen wird, dient eine Proformarechnung dafür, die Ausgaben vorzeitig zu buchen. In diesem Zusammenhang wird die Proformarechnung durch das Finanzamt wie ein Eigenbeleg behandelt. Ist das Schriftstück korrekt geführt, wird es für die Finanzabrechnung anerkannt. Sobald die tatsächliche Rechnung vorliegt, muss diese den Proformabeleg ersetzen.

Ob nun Proforma Rechnung oder auch Handelsrechnung: Grund für beide Dokumente ist die sogenannte Deklarationspflicht. Dies bedeutet, dass jeder Export von Waren oder Dokumenten in Länder, die nicht zur EU gehören, gemeldet werden muss. Bei Sendungen ohne Warenwert wird wie gesagt eine Proforma Rechnung benötigt. Rechnungen pro forma kommen in verschiedenen Situationen in Betracht. Typische Anwendungsfälle für eine Proformarechnung sind zum Beispiel Wenn Waren vorab geliefert werden oder wenn Waren ins Ausland versendet werden, erstellt der Lieferant eine Proformarechnung. Hier können Sie eine kostenlose Proformarechnung Vorlage einer Proforma-Rechnung im Word- und Excel-Format herunterladen. Die Angaben auf der Proforma-Rechnung entsprechen im Prinzip denen einer regulären Handelsrechnung für den Aussenhandel. Im nächsten Abschnitt bieten wir Ihnen zudem eine kostenlose Vorlage, mit der Sie Ihre Proforma-Rechnung erstellen können. Eine Proformarechnung ist im Prinzip nichts anderes als eine Rechnung. Der einzige Unterschied: Es fehlt eine Aufforderung zur Zahlung. Die Proformarechnung ist insofern ein Beleg der Form wegen. Insbesondere für Exporte in Länder außerhalb der EU, wenn die Ware unentgeltlich an den Empfänger gesendet wird, sind Proformarechnungen wichtig.

Grundsätzlich sollte eine Proformarechnung immer dann ausgestellt werden, wenn der Wert einer Warensendung dargelegt werden muss. Daher werden im Exportgeschäft oft solche Rechnung ausgestellt. Durch diese eindeutige Kennzeichnung ist natürlich eine Verwendung als Endrechnung nicht möglich. In vielen Fällen genügt es aber, das Wort „Proforma“ zu streichen und die nötigen Angaben zu ergänzen. Eine Proforma-Rechnung kann in der Buchhaltung eine Rechnung ersetzen, die noch nicht als Beleg vorliegt. Bei der Erstellung des Jahresabschlusses, beispielsweise, können Sie eine Proforma-Rechnung verbuchen, wenn die Originalrechnung noch nicht vorliegt, der Rechnungsbetrag aber bereits bekannt ist.